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직장인 꿀팁사전 - 신입사원의 필수품
직장인 꿀팁사전 - 신입사원의 필수품
  • 저자양재호
  • 출판사IWELL
  • 출판일2016-06-22
  • 등록일2016-11-07
보유 3, 대출 1, 예약 0, 누적대출 3, 누적예약 0

책소개

<책 속으로>
3) 내가 일한 파일 관리법

Tree 구조 파일 관리

업무는 File로 만들어서 작업을 합니다. File을 만들 때에는 자신만의 방식을 만들고 기억하기 쉬운 경로에 저장하는 것이 중요합니다. 아래에 제시하는 예시는 제가 업무하는 방식입니다. 절대적인 사항은 아니므로 참고하시기 바랍니다. 
대분류
중분류
소분류
업무단위별 구분
일자별 Folder 만들기
폴더 내 일자별 File 생성
업무제목
일단위로 업무를 구분
하루에도 여러 개 생성
매일매일 새로운 File을 생성
자동으로 Back up되는 효과


Tree 구조 파일 관리의 장점

1. 업무 평가 시 수행 업무를 빠짐없이 제출할 수 있다.
이러한 업무방식의 장점은 업무 평가 시 수행 업무를 빠짐없이 제출할 수 있다는 것입니다. 기업에서는 분기 혹은 반기별로 업무 평가라는 것을 하게 됩니다. 업무 평가라는 것은 담당자가 자신의 수행 업무를 적어내고, 그 업무의 성과와 회사의 발전 혹은 이익에 어느 정도 영향을 미쳤는가를 상급자, 차상급자가 평가하여 점수를 부여하는 과정을 말합니다. 
업무 평가 점수가 중요한 이유는 해당 점수가 인사고과에 반영되는 기초자료가 되고, 곧 성과급까지 결정하기 때문입니다. 연봉과 승진에 근거가 되는 자료이므로 매우 중요합니다. 이렇게 중요한 업무 평가 자료를 대충 만들 수는 없겠지요? 따라서 하나라도 더 성과를 적어 넣고 싶은 것이 담당자의 마음입니다. 하지만, 업무는 업무대로 수행해야 하고, 몇 달 전에 한 일을 일자별로 기록해 놓지 않은 이상, 기억해 내기 어렵기 때문에 평가서에 성과 결과를 쉽게 적어 넣기 힘들 것입니다. 다이어리를 열심히 썼다 해도 전산화되어 있지 않은 자료이므로 반 년치 다이어리를 한 장 씩, 한 줄 한 줄 확인하며 작성하다가는 업무 시간이 다 지나가 버릴 것입니다. 위의 표에서 제시한 업무방식은 이러한 고민을 해결해 줄 수 있습니다. 왜냐하면 대분류를 큰 제목으로 적고, 중분류 폴더 중 중요한 사항들을 작은 제목으로 적은 후, 소분류의 중요한 결재문서나 기획안 등을 성과로 잡아서 내용을 기록하면 매우 빠르고 간편하고 빠짐없이 업무성과를 적어낼 수 있습니다. 
한번 시도해 보세요. 몰라보게 달라진 업무 효율을 느끼실 수 있을 것입니다. 

2. 다른 사람이 봐도 내 파일을 찾기 쉽다.
출장 등으로 인한 부재 시 담당자의 컴퓨터를 열어서 파일을 찾아내야 하는데, 이때 저러한 구조로 되어있지 않으면 폴더가 수십 개 넘어가는 곳에서 해당 폴더를 찾고, 또 그 폴더 안에 수백 개의 업무파일이 들어 있으면 필요한 파일을 찾아내는 것은 본인도 어렵지만 남이 찾기는 정말 더 어렵습니다. 
트리구조로 이루어진 폴더는 머릿속에도 쉽게 그려지기 때문에 찾는 사람에게 설명해주기도 쉽고, 찾기도 쉽다는 장점이 있습니다. 

수시로 Back up 하라

저렇게 정성스럽게 파일들을 관리하고 하드웨어적인 오류로 인해 업무 파일들이 손상된다면 정말 하늘이 무너지는 것 같은 마음이 듭니다. 따라서 2주 혹은 1개월 등 일정 기간을 정하고 정기적으로 백업을 해놓는 것이 중요합니다. 외장하드나 USB등을 적극적으로 이용하시고, 사내 보안상 이러한 저장매체를 이용하시는 것이 어렵다면 회사 백업 매뉴얼을 참고하시거나, 정말 중요한 파일만 메일로 보내놓으시거나 클라우드, 웹하드 등 다양한 방법을 강구하여 어떻게 해서든 파일은 살리셔야 합니다.

저자소개

[직장인 꿀팁사전 - 신입사원의 필수품]저자